Prestaties meten en doelen halen dankzij KPI

KPI, nee is geen anagram voor KIP. Maar wat is een KPI dan wel? Het is een afkorting die gebruikt wordt bij marketing. Het komt uit het Engels en betekent Key Performance Indicator. Ook in het Nederlands hebben de marketingjongens er een betekenis voor uitgedokterd: Kritieke Prestatie Indicator. De vlag dekt in beide talen de lading.

Wat betekent KPI en waar vind je het terug?

De KPI is een meetinstrument voor de prestaties in bedrijven. En dit niet alleen voor de werknemers op de vloer, het is een doorlichting van het hele bedrijf. KPI’s worden gemeten op ieder niveau. En niet om medewerkers constant te controleren. KPI wordt vooral toegepast om de algemene werking van een bedrijf te verbeteren. Ook een zelf respecterende CEO zal zijn activiteiten en resultaten meten aan een KPI.

De tool wordt geleverd als een softwareprogramma waarmee via een KPI dashboard, het KPI wordt nagegaan en gebruikt wordt door de Hr-afdeling of administratie binnen een bedrijf. Het KPI dashboard is de beheerdersinterface van deze software. Er wordt gemeten volgens het SMART systeem. Hierbij staat SMART voor de volgende elementen:

• Specifiek
• Meetbaar
• Aanvaardbaar
• Realiseerbaar
• Tijdgebonden

Wanneer je deze vijf hoekstenen bekijkt, wordt het al direct veel duidelijker waar de marketing met KPI naartoe wil. Het is niet alleen een individuele graadmeter. KPI zal ook de vinger leggen op de zwakke plekken van de organisatie zelf. In het vakjargon spreken we binnen de bedrijven over KPI business.

Ook om je klanten of businesspartners te evalueren wordt er van deze techniek gebruikgemaakt. Deze KPI CRM richt zich op het gedrag en de aankooppatronen van de klanten van een bedrijf. CRM staat voor Customer Relationship Management, het onderzoek naar je klanten is hierbij onmisbaar. Bij verschillende software pakketten zul je de CRM kunnen uitbreiden met een add-on voor KPI.

Hoe kun je het beste werken met KPI’s?

We hadden het al even over het dashboard. Eigenlijk is dat het belangrijkste instrument. Het KPI dashboard zal het resultaat van alle ingevoerde regels visualiseren. Er wordt gewerkt met een kengetal. Dat zal de hoogte of laagte van de gepresteerde KPI weergeven.

Let er ook voor op dat je niet te veel regels instelt. Werknemers zullen zich overweldigd voelen en het idee niet acceptabel vinden. Hiermee zondig je meteen tegen de ‘A’ uit SMART. Stel de doelen ook realistisch in. Het zal je team meer motiveren als ze met de nodige inzet de doelstellingen kunnen halen. Maar wanneer het een Sisyfusarbeid wordt zullen je medewerkers afhaken.

Wat kunnen we onthouden van KPI’s?

Een KPI is een indicator die de prestaties van individuen, teams en zelfs hele bedrijven monitort. Het instrument is uit de marketing en is ontworpen om de algemene toestand in een bedrijf te onderzoeken. Met het KPI dashboard kan het management op ieder niveau de actuele situatie bekijken. Gebruikmaken van KPI software is de snelste manier om in te grijpen als er hier of daar in een bedrijf bijsturingen nodig zijn.